قسم التسجيل وشؤون الطلبة

يعنى القسم بكل ما يتعلق باحتياجات الطالب الفنية أو تلك التي تبدأ من تقديم الطالب للقبول في الجامعة حتى تخرجه و من المتابعة والتنسيق بين الكليات في ضوء الأهداف والمتطلبات العامة لل تنمية المجتمع ومتابعة تنفيذ قرارات الجهات العليا وتنظيم وتنسيق قبول الطلاب ,لأن القسم هو الرابط بين الطالب والجامعة من جهة وبين الكليات ووزارة التعليم العالي و البحث العلمي ، وغيرها من المعاهد من ناحية أخرى وبهذا يعتبر القسم المسؤول عن تطبيق المبادئ والتعليمات الصادرة عن وزارة التعليم العالي ، كما أنه يعمل على توجيه والإشراف على جميع المسائل المتعلقة بقضايا الطلاب التي أنجزت من خلال اقسام التسجيل في الكليات.
تم إنشاء قسم التسجيل مع إنشاء الجامعةو كان يسمى وقتها الدراسات الأولية ويتولى ادارة جميع أقسام التسجيل بالكليات حين كانت الجامعة مكونة من 3 أقسام علمية تمثل الكليات.
و مع توسع الجامعة واستحداث كليات جديدة ، كان على الجامعة توسيع وتطوير قسم جديد في قسم التسجيل والأقسام الأخرى في الكليات مماادى إلى توسع كبير في قسم القبول والتسجيل وقسم فحص الوثائق والتصديقات في القسم وكان ذلك في العام الدراسي (2008-2009) تبعه إنشاء اقسام جديدة للتسجيل في الكليات ، وأخيراً تغير اسم قسم الدراسات ليكون (قسم شؤون الطلاب) بموجبالامر الجامعي رقم 169 بتاريخ 19/8/2009. هذه التسمية كانت مركزيًة وموحدًةفي جميع الجامعات العراقية وفقًا للتوصيات الوزارية.

يتألف قسم القبول والتسجيل من ثلاث وحدات :-
1-وحدة التسجيل
2-وحدة شؤون الطلاب
3-وحدة الاحصائيات والارشفة الالكترونية

بقيت وحدة التسجيل غير فعالة اذ كانت مهتمة بشكل أساسي بمهام التسجيل فهي تتولى تنظيم وتنسيق قبول الطلاب وانتقالهم بين الجامعات والكليات ، وللوحدة دور مهم ومميز في متابعة الطالب منذ قبولهم حتى تخرجهم من الجامعة ، وكذلك الإشراف على التنفيذ. القرارات وإجراءات التسجيل وترك الدراسة وما إلى ذلك من الإجراءات الموضحة أدناه:

– إصدار أوامر بقبول طلاب الجامعة للدراسات المسائية والصباحية بعد التحقق من جميع متطلبات التسجيل للطلاب.
– إصدار أوامر جامعة رسمية موحدة لنقل واستضافة الطلاب.
-توجيه موظفي التسجيل في الكليات لتطبيق أولويات العمل المتعلقة بالقرارات والتعليمات.
– دراسة المقترحات المقدمة من الكليات حول جميع المسائل المتعلقة بشؤون الطلاب ، مثل الحضور, الفصول والمواد التعليمية والأجور وغيرها من الدراسات ، ثم تقديم كل هذا إلى السلطات العليا لاتخاذ القرار..
– التحقق من كل ما يتعلق بقضايا درجات اختبار الطلاب وفقًا للتعليمات الواردة في محاضر الكليات ، وإبداء الرأي للتنفيذ أو الرفض.
– استكمال جميع الأوامر الرسمية الصادرة عن الوزارة المعنية بنقل واستضافة الطلاب وتعديل الترشيحات.
– متابعة والإجابة على جميع الاستفسارات للوحدة من كليات الجامعة أو الطلاب.
– التحقق من درجة البكالوريوس للطلاب في أوامر الجامعة الرسمية.
– تفعيل البريد الإلكتروني للإدارة والبدء في تلقي وإرسال الرسائل الرسمية من خلالها إلى الجهات المعنية.
– التعرف على الطلاب المتفوقين في الجامعة للدراسات الصباحية والمسائية وتنظيم بياناتهم وفقًا لنماذج محددة وإرسالها إلى الوزارة والجهات الرسمية الأخرى لتكريمهم.
– تنفيذ جميع المراسلات وكل القضايا المتعلقة بالطالب مع مؤسسات الدولة.

قسم تدقيق المستندات والشهادات ويضم وحدتين:-
1. وحدة تدقيق المستندات للطلاب المقبولين.
2. وحدة وثائق التصديق وشهادات الخريجين.

قسم تدقيق الوثائق والشهادات هو أحد الأقسام المهمة التي تلزم موظفيها بالعمل ومتابعة القضايا بدقة. تبدو إنجازات هذا القسم في بعض الأحيان غير قابلة للتصديق لأنها تهتم بجميع مؤسسات الدولة أحيانًا. وقد قام القسم ببرمجة علمية وتقنية لجميع الإنجازات التي تصل إلى أكثر من خمسين كتابًا يوميًا وأضاف أن القسم يقوم بفحص وثائق الطلاب المقبولين بالتنسيق مع وزارتي التربية والتعليم العالي ، وكذلك تدقيق وثائق التخرج الممنوحة على أساس سجل الكلية (درجة الماجستير) وتصديق مدير قسم القسم والمدير لغرض: اعتماد في و انجازالمعاملات للطلاب المتخرجين.

هنا عمل الشعبة بالتفصيل:-
• تدقيق الوثائق لخريجي الثانوية المقبولين في كليات الجامعة.
• تدقيق وثائق الخريجين بالدرجات أو بدون باللغتين العربية والإنجليزية.
• مخاطبة المعاهد الرسمية للتأكد من وثائق تخرج الطلاب داخل وخارج العراق.
• مخاطبة الكليات لدعم إصدار وثائق التخرج للطلبة.
• إصدار الأوامر الرسمية لإلغاء قبول الجامعة للطلاب الذين تلاعبوا بالوثائق الرسمية.
• تعميم أسماء الطلاب من خارج الجامعة.
• مخاطبة وزارة الصحة للتأكد من إصدار شهادات المعادلة.
• مخاطبة مؤسسة الرقابة المالية و تزويدها باحصاءات عن عدد الطلاب المقبولين فعليا لكل عام دراسي.
الرد على الوزارة لأي استفسارات بخصوص الآتي: –
. احتيال اوتزوير الطلبة
. إصدار وثائق رسمية للطلاب المقبولين.
مخاطبة وزارة الخارجية /دائرة التصديق بخصوص تصديق شهادات الطلبة

إعداد الإحصائيات للمواضيع التالية: –
أ- تقرير شهري -دقةالوثائق الصادرة.
ب- الطلاب الوهميون.
ج- وثائق الخريجون المدققة.
• الرد على استفسارات الكليات وحثها على الامتثال للتعليمات والقواعد